Notarii publici vor putea să încheie acte și proceduri notariale în formă electronică printr-o singură platformă IT, Top-not, care va fi dezvoltată şi gestionată de către Uniunea Națională a Notarilor Publici din România, potrivit unui proiect de lege adoptat joi de Guvern. Ministrul Justiției, Alina Gorghiu, a anunțat ce acte și proceduri vor putea fi îndeplinite fără prezența fizică a cetățenilor la un birou notarial, dar și motivele pentru care nu toate actele vor putea fi încheiate la distanță.
Proiectul de lege, inițiat de Ministerul Justiției, Ministerul Digitalizării și de Autoritatea pentru Digitalizarea României, va fi trimis acum spre dezbatere și aprobare în Parlament.
În esență, proiectul prevede că activitatea electronică se va desfășura numai la sediul profesional al notarului public, dar anumite acte și proceduri vor putea fi efectuate și fără prezența fizică a părților.
Gorghiu: Era necesar să facem pași și pentru digitalizarea relației notar – client
- „În prezent, notarul public colectează documentele de la client, întocmește actele în format fizic, care se semnează în fața lui. Apoi, acestea sunt scanate și semnate electronic pentru a fi transmise la înregistrare în arhivele electronice notariale și în registrele publice.
- Deși, până în prezent, notarii lucrau digital cu registrele publice (Cadastrul, ANAF, Depozitarul Central), în relația notar – client nu exista această dimensiune. Așadar, era necesar să facem pași și pentru digitalizarea relației notar – client.
- Aici intervine această lege, prin care dorim să simplificăm procesul de încheiere a unor acte notariale prin întocmirea lor de la distanță”, a precizat Alina Gorghiu.
În principiu, proiectul prevede că actele și procedurile notariale vor putea fi realizate și în formă electronică, dar cu prezența părților la sediul notarului public.
Ministrul Justiției a explicat faptul că anumite categorii de acte și proceduri se vor putea îndeplini fără prezența efectivă a părților, cu mențiunea că vor fi limitate de lege.
- „Poate că a existat așteptarea ca toate actele notariale să se încheie de la distanță, dar analiza a indicat o serie de posibile probleme de ordin juridic și de natură practică, precum imposibilitatea constatării consimțământului valid și riscul de fraudă privind identitatea”, a declarat Gorghiu.
Ce acte și proceduri notariale nu vort mai cere prezența fizică la ghișeu
Ministrul Justiției a prezentat și ce acte și proceduri vor putea fi îndeplinite fără prezența fizică a cetățenilor la un birou notarial:
- consultații juridice scrise cu caracter notarial;
- primirea și păstrarea documentelor în formă electronică în arhiva electronică notarială;
- darea de dată certă înscrisurilor în formă electronică;
- legalizarea semnăturii interpretului și traducătorului autorizat de pe traducerile în formă electronică;
- încheierea de îndreptare a erorilor materiale și, după caz, de completare a omisiunilor vădite privind acte și proceduri notariale.
Cum va fi digitalizată activitatea notarială
Platforma Top-not va fi dezvoltată şi gestionată de către Uniune, și va avea ca scop şi administrarea şi stocarea actelor notariale, precum şi a documentațiilor care au stat la baza întocmirii acestora şi asigură securitatea, confidențialitatea, trasabilitatea şi integritatea schimbului de date, asigurând protecţia secretului profesional.
Serviciile şi soluțiile informatice utilizate pentru realizarea platformei vor putea fi furnizate inclusiv de persoane juridice de drept privat, prin intermediul unor proceduri stabilite de Consiliul Uniunii, însă normele privind funcţionarea platformei Top-not sunt aprobate de Consiliul Uniunii, cu avizul Autorității pentru Digitalizarea Româmniei (ADR) privind respectarea condițiilor tehnice de securitate, confidențialitate, trasabilitate şi integritate.
Platforma Top-not va constitui și suport tehnic pentru schimbul de informaţii şi date între notarii publici, pe de-o parte, și autoritățile și instituţiile publice centrale şi locale, pe de altă parte.
Uniunea, administratorii serviciilor furnizate prin intermediul platformei Top-not, precum şi administratorii de securitate cibernetică ai platformei Top-not, asigură jurnalizarea în timp real a evenimentelor și accesului la datele vehiculate prin intermediul platformei Top-not, în scopul efectuării unor activități de audit periodice pe linia protecţiei, calității, securității și trasabilității datelor, în vederea asigurării transparenței utilizării acestora.
Jurnalizarea evenimentelor și a accesului la date se stochează pe o durată egală cu obligativitatea legală de păstrare a documentelor conform nomenclatorului arhivistic notarial.
Orice intenție de modificare a funcționalităților platformei Top-not, care poate afecta activitatea electronică notarială, orice dezvoltare, modificare a datelor şi a procedurilor operaționale care ar putea afecta funcţionarea și securitatea platformei, precum și orice incident de securitate, trebuie notificate Autorității pentru Digitalizarea României.
Platforma sau, după caz, anumite componente ale acesteia, sunt supuse în mod obligatoriu activităților de audit, atât intern, cât și extern, pe linia protecției, confidenţialităţii, calității, securității și trasabilității, audit finanţat prin bugetul Uniunii.
În ceea ce privește actele și procedurile notariale, notarii publici le vor putea îndeplini atât pe suport hârtie cât și în formă electronică cu toate acestea, notarii publici care optează pentru îndeplinirea actelor și procedurilor notariale în formă electronică au obligația să solicite Uniunii, în prealabil, autorizaţia pentru desfăşurarea activității în această modalitate, precum și accesul la platforma electronică Top-not și la programul informatic unic privind registrele biroului notarial.
Pentru notarii publici care vor opta să îndeplinească acte și proceduri notariale în formă electronică, Uniunea va efectua mențiunile corespunzătoare in Registrul Național de Evidenţă a Notarilor Publici şi va afişa, pe pagina proprie de internet, lista notarilor publici care îndeplinesc acte şi proceduri notariale în formă electronică.