Conduita adoptată de o persoană în spațiul online poate spune multe despre acea persoană. Este la fel de importantă în crearea unei imagini individuale ca în realitate. Dacă în viața fizică putem vorbi de un ansamblu de valori ce reies din tot ceea ce facem, din felul în care ne exprimăm și din atenția pe care o acordăm detaliilor, la fel este și în cazul comunicării din spațiul virtual. Aici vorbim despre un nou termen, netiquette, adică netichetă care înseamnă bunele maniere în online. Astfel, putem vorbi şi de o serie de maniere necesare în corespondența virtuală.
Pentru o comunicare online cât mai armonioasă este necesar să ținem cont de o serie de reguli. În momentul în care ne-am asumat o formă de identitate virtuală, fie ea o adresă de e-mail, un ID pe un chat sau un cont pe una din rețelele de socializare, trebuie să ne comportăm în concordanță cu regulile unei comunicări civilizate. Sunt numeroase studii făcute despre comunicarea cu ajutorul e-mail-urilor, atât cea în interes profesional, cât și cea în scop de socializare. Toate aceste studii demonstreză că această formă de comunicare este foarte importantă, indispensabilă chiar, omului modern şi necesită o serie de maniere necesare în corespondența virtuală.
Pentru alcătuirea corectă a unui e-mail, care să corespundă cerințelor nescrise ale unei comunicări virtuale manierată, trebuie să ținem cont de câteva reguli. Toate acestea contribuie la imaginea expusă online a fiecăruia dintre noi.
Iată câteva dintre aceste reguli, de care trebuie să ținem cont, mai ales în comunicarea profesională, în cea cu aspect oficial sau cea cu persoane necunoscute. Acestea reprezintă maniere necesare în corespondența virtuală.
- Imaginea de asamblu într-un e-mail este dată de felul în care este structurat conținutul acestuia, de cursivitatea limbajului, de corectitudinea gramaticală și, nu în ultimul rând, de topica folosită.
- Dimensiunea fontului folosit și forma acestuia sunt importante într-un e-mail. Nu se folosesc majuscule, doar dacă acestea sunt cerute de scrierea corectă. Majusculele pot fi interpretate ca ton imperativ.
- Formulele de salut nu trebuie să lipseacă din conținutul unui e-mail. Acestea se scriu întotdeauna în corpul acestuia, și nu în locul destinat subiectului. Acolo se scrie, după cum spune și spațiul, subiectul.
- La sfârșitul oricărui e-mail trebuie trecută neapărat semnătura, chiar dacă aceasta se regăsește și în adresa de e-mail. Se trec și alte date de contact, cum ar fi telefonul, adresa unui site (dacă este cazul) sau funcția.
- Nu se folosesc abrevieri. La fel ca în cazul majusculelor sunt scuzate doar de un context bine determinat.
- Nu se utilizează emoticoane sau altfel de simboluri care exprimă stări de spirit.
- Nu se trimit mai departe, către cei cu care aveți relații profesionale, mesajele primite de la prieteni, oricât de haioase, moraliste sau pline de inspirație ar fi.
- La un e-mail se răspunde cât de repede este posibil, dacă nu, răspunsul trebuie să conțină o formă de scuză sau de explicație pentru întârziere. Dacă te afli în imposibilitatea unui răspuns cerut, sunt admise și chiar recomandate, în funcție de caz, formulele: "Nu sunt la birou" sau "Sunt în concediu".
sursa: Almanah Online